Como escrever o melhor e-mail de lembrete para qualquer reunião

Publicados: 2022-10-25

Envie um e- mail de lembrete eficaz para preparar suas reuniões para o sucesso. Leia mais para descobrir como.

As reuniões são uma parte essencial de como fazemos negócios. Mas entre não comparecimentos e cancelamentos de última hora, o agendamento de consultas pode ser um incômodo. Faça suas reuniões acontecerem escrevendo os melhores e-mails de lembrete possíveis.

Precisa de inspiração? Reunimos alguns exemplos de e-mail de lembrete, dicas e modelos para ajudá-lo.

  • O que é um e-mail de lembrete?
  • Como escrever um e-mail de lembrete de reunião
  • Modelos de e-mail de lembrete de reunião

O que é um e-mail de lembrete?

Um e-mail de lembrete é uma mensagem que você envia para que alguém aja. Envie e-mails de lembrete para datas de vencimento, pagamentos em atraso e prazos perdidos. Ou use e-mails de lembrete para confirmar a participação em compromissos e eventos futuros.

Um e-mail de lembrete bem escrito é a maneira perfeita de garantir que suas reuniões aconteçam. Use-os para reduzir não comparecimentos e cancelamentos. Quando se trata de manter reuniões, um e-mail de lembrete amigável ajuda bastante.

Como escrever um e-mail de lembrete de reunião

Para escrever um e-mail de lembrete de reunião, verifique se sua mensagem tem o seguinte:

  • Uma linha de assunto que chama a atenção. As linhas de assunto do e-mail de lembrete devem chamar a atenção do destinatário. Tente induzi-los a agir. Em caso de dúvida, comece sua linha de assunto com palavras como “lembrete” ou “acompanhamento”.
  • Limpar cópia de e-mail . Quando se trata de mensagens de lembrete de reunião, uma cópia clara é obrigatória. Seja o mais específico possível sobre suas datas e prazos. Escreva qualquer solicitação como uma chamada à ação. Isso ajudará a evitar confusão e preparar suas reuniões para o sucesso.
  • Uma saudação educada por e-mail e aprovação . Sempre inicie e termine seu e-mail de lembrete com um tom amigável. Sua saudação e despedida podem ser mais casuais, dependendo do contexto. Mas sempre siga a etiqueta básica de e-mail para manter sua mensagem profissional.

Leitura adicional:
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  • 6 características de cópia de e-mail que você precisa conhecer hoje

Modelos de e-mail de lembrete de reunião

Ainda precisa de inspiração? Aqui estão alguns exemplos e modelos de e-mail de lembrete para você começar.

E-mail de lembrete de reunião geral

Use este modelo de e-mail profissional para lembrar os participantes sobre as próximas reuniões. É uma boa prática lembrá-los 1-2 dias úteis antes da reunião. Dessa forma, você evita enviar o e-mail muito tarde ou muito cedo.

Prezado [nome do destinatário],

Este é um e-mail de lembrete gentil para nossa próxima reunião em [data e hora].

Estou ansioso para conversar com você sobre [propósito da reunião]. Enquanto isso, entre em contato se tiver alguma dúvida.

Atenciosamente,

[Seu nome]

[Nome da empresa]

[E-mail]

[Número de telefone]

E-mail de lembrete de evento ao vivo

Tem um grande evento chegando? Envie aos participantes este modelo de e-mail de lembrete de evento. Se necessário, peça-lhes RSVP para confirmar sua presença. Você também pode considerar enviar e-mails de contagem regressiva para criar entusiasmo para o grande dia.

Prezado [nome do destinatário],

Marque na sua agenda, porque faltam apenas [X] dias para [nome do evento]!

Mal podemos esperar para discutir [tema do evento].

Quando: [data(s) e hora do evento]

Onde: [local do evento]

[Outras informações do evento]

Veja nossa página do evento [link] para mais informações.

Estamos ansiosos para vê-lo lá!

Atenciosamente,

[A equipe do nome do evento ou sua assinatura]

E-mail de lembrete de webinar

Para eventos virtuais como webinars, a taxa de não comparecimento pode chegar a 35%. É por isso que é importante garantir que seus convidados possam se conectar ao evento. Envie um e-mail de lembrete educado que diga a eles todas as informações de que precisam para participar.

Caro [nome do destinatário],

Este é um lembrete de que nosso webinar [título do webinar] acontecerá em [data e hora do webinar].

Você aprenderá sobre:

– [Tópico 1 do webinar]

– [Tópico 2 do webinar]

– [Tópico 3 do webinar]

Você poderá acessar o webinar no horário agendado clicando no link abaixo.

Acesse o webinar [link]

Enquanto isso, envie suas perguntas ou comentários para [seu e-mail].

Estamos ansiosos para vê-lo lá!

Atenciosamente,

[Sua assinatura]

E-mail de lembrete de entrevista ou estudo de caso

Envie este modelo de e-mail de lembrete aos entrevistados ou participantes do estudo de caso. Deixe-os saber a data e hora da nomeação. Se você planeja fazer uma videochamada, não se esqueça de enviar o link para a reunião.

Não espere até o último minuto para enviar o lembrete! É melhor lembrar os participantes 1-2 dias antes da entrevista.

Prezado [nome do destinatário]

Este é um lembrete gentil de que você tem uma entrevista chegando em [data e hora da entrevista]. Estamos ansiosos para discutir [tema/expertise]!

Seguem alguns detalhes da nossa entrevista:

[Link da entrevista/local]

[Outras informações da entrevista]

Por favor, deixe-nos saber se você tiver alguma dúvida. Obrigado antecipadamente pelo seu tempo. Estamos ansiosos para falar com você em breve!

melhor,

[Sua assinatura]

E-mail de lembrete de compromisso on-line no mesmo dia

Use este modelo para cutucar os clientes no dia de seus compromissos. Um alerta simples e educado ajudará a evitar não comparências. Considere usar dois e-mails de lembrete. Envie o primeiro e-mail 24 horas antes da consulta e o segundo e-mail no máximo uma hora antes.

Quer ir ainda mais longe? Use campanhas de SMS e WhatsApp para alertar os clientes sobre seus próximos compromissos. ️ E não se esqueça de conferir nossas ideias de templates para WhatsApp.

Olá [nome do destinatário],

Gostaríamos de lembrá-lo de que você tem um [compromisso/sessão ao vivo] com [nome] hoje às [horário da reunião].

No momento da sua consulta, faça login no site de hospedagem da reunião [link].

melhor,

[Nome da empresa]

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